Chapitre 11
Tableaux de bord, rapport périodique et exports
Lire le tableau de bord du projet et ses filtres, produire le rapport périodique en Word ou en PDF, exporter les listes et télécharger les données brutes pour le suivi-évaluation.
Concerne :GestionnaireAdministrateur
Le tableau de bord de gestion donne en un écran l'état du projet : organisations, subventions, activités, personnes touchées et retards. Il s'ouvre par le menu Gestion, et c'est la page d'arrivée de l'équipe projet après la connexion. Tous ses chiffres se filtrent, s'impriment et se téléchargent.
Filtrer le tableau de bord#
Les filtres s'appliquent à tous les chiffres et graphiques de la page, et se combinent entre eux.
- Choisissez une période (Du, Au), puis si besoin un Département, une Commune, une Organisation, un Type d'organisation, un Domaine, un Type de subvention ou une Cohorte.
- Cliquez sur Filtrer.
Effacer les filtres revient à l'ensemble du projet. PDF télécharge le tableau de bord filtré ; Générer le rapport ouvre le rapport périodique (section Produire le rapport périodique).
Remarque
La période ne joue pas de la même façon sur tous les chiffres :
- une activité planifiée compte si sa période prévue croise la période filtrée ;
- une activité réalisée compte si sa date réelle de fin tombe dans la période ;
- les personnes touchées viennent des rapports validés datés de la période ;
- l'évolution sur 12 mois couvre les douze mois qui se terminent au mois de la date Au (ou au mois en cours) : chaque point porte sur son mois.
Lire les indicateurs clés#
Huit cartes résument le projet dans les filtres choisis.
| Carte | Ce qu'elle compte |
|---|---|
| Organisations actives | Organisations au statut Active |
| Subventions en cours | Subventions en cours sur la période, et leur montant total accordé |
| Activités planifiées | Activités dont la période prévue croise la période filtrée |
| Activités réalisées | Activités dont la date réelle de fin tombe dans la période |
| Taux de réalisation | Activités réalisées parmi les activités échues (fin prévue passée), annulées exclues |
| Activités en retard | Activités échues ni réalisées ni annulées ; un clic ouvre la liste filtrée |
| Personnes touchées | Total des grilles des rapports validés, et part des filles et des femmes |
| Rapports en attente | Rapports soumis par les organisations, à valider ; un clic ouvre la liste |
Important
Seuls les rapports validés sont comptés. Un rapport soumis ou en brouillon n'apparaît dans aucun chiffre de personnes touchées : validez les rapports en attente avant de produire un rapport pour le bailleur.
Lire les graphiques#
Sous les cartes, le tableau de bord présente :
- Personnes touchées par sexe et tranche d'âge ;
- Personnes touchées par statut de population (réfugiés, déplacés internes, rapatriés, communauté hôte) ;
- Activités par domaine, planifiées et réalisées ;
- Taux de réalisation par commune ;
- Évolution sur 12 mois : activités réalisées, personnes touchées et taux de réalisation, mois par mois ;
- Organisations les plus en retard (10 premières), avec leur nombre d'activités en retard.
Chaque graphique a son lien Voir les données, qui affiche les valeurs exactes sous forme de tableau. Ce tableau sert aussi aux lecteurs d'écran.
Le tableau des organisations en retard mène directement à leur fiche : c'est le point de départ des relances.
Le tableau de bord reste lisible sur un téléphone : les cartes passent sur deux colonnes, puis les graphiques les uns sous les autres.
Produire le rapport périodique#
Le rapport périodique met en forme, pour le bailleur ou la direction, tout ce que montre le tableau de bord avec les mêmes filtres : indicateurs clés, graphiques et leurs données, tableau par organisation, cadre de mesure du rendement et liste des activités de la période.
- Réglez les filtres du tableau de bord (par exemple un trimestre).
- Cliquez sur Générer le rapport.
- Relisez la version à l'écran : les Filtres appliqués et la date de génération sont rappelés en tête.
- Cliquez sur Télécharger en Word pour un document à compléter (commentaires, analyse), sur Télécharger en PDF pour un document prêt à diffuser, ou sur Imprimer.
Conseil
Le Word utilise les styles de titres de Word : le volet de navigation et une table des matières (Références › Table des matières) fonctionnent directement. Ajoutez votre analyse sous chaque section avant de l'envoyer.
Remarque
Le cadre de mesure du rapport ne suit que la période et la zone géographique : les autres filtres (organisation, domaine, type de subvention, cohorte) ne s'y appliquent pas. Le rapport le rappelle sous le tableau.
Exporter le tableau de bord et les listes#
- Tableau de bord en PDF : bouton PDF du tableau de bord. L'en-tête du document rappelle les filtres en clair ; les chiffres sont ceux de l'écran.
- Listes (organisations, subventions, activités) : boutons Exporter : Excel, CSV, PDF au-dessus de chaque liste. Le fichier contient la sélection filtrée, toutes pages comprises.
- Participations des rapports validés : boutons de la liste Rapports, une ligne par effectif.
Les fichiers CSV sont en UTF-8, séparés par des points-virgules : ils s'ouvrent directement dans Excel en français.
Important
Chaque export est inscrit au journal d'audit (qui, quand, quoi, avec quels filtres). Les fichiers exportés contiennent des montants et des noms d'organisations : ne les diffusez qu'aux destinataires prévus.
Télécharger les données brutes#
Administration › Données brutes fournit des tables « à plat » pour l'unité de suivi-évaluation, directement exploitables dans Excel, Power BI, R ou Stata.
- Les filtres, identiques à ceux du tableau de bord.
- Export complet : un classeur Excel (une feuille par table et le dictionnaire) ou une archive
.zipdes fichiers CSV. Les tables, téléchargeables une à une en Excel ou en CSV :
participations: une ligne par effectif des rapports validés (type de bénéficiaire, statut, sexe, tranche d'âge, handicap), datée du rapport ;activites: une ligne par activité dont la période prévue croise la période filtrée, avec statut, retard, budget et personnes touchées ;valeurs_indicateurs: une ligne par valeur du cadre de mesure, saisie ou calculée ;dictionnaire: la description de chaque champ.
- Dictionnaire des champs : la même description, à l'écran.
Les en-têtes de colonnes sont des noms techniques stables (date_rapport, statut_population…) : vos tableaux croisés et scripts d'analyse continuent de fonctionner d'un export à l'autre. Les dates sont au format AAAA-MM-JJ, les nombres décimaux avec un point.
Remarque
Les valeurs d'indicateurs ne suivent que la période et la géographie. Filtrées sur une commune, elles sont vides si les valeurs ont été saisies pour l'ensemble du projet.