Chapitre 4
Référentiels
Tenir à jour les listes de référence (géographie, domaines et sous-activités, grille des personnes touchées, types de subvention, cohortes, dimensions EPI/PICA, fiche du projet).
Concerne :Administrateur
Les référentiels sont les listes de référence de la plateforme : ils alimentent les listes déroulantes des formulaires, les filtres des tableaux de bord, les couleurs du calendrier et les colonnes de la grille des personnes touchées. Ils sont chargés à l'installation à partir des TDR du projet ; l'administrateur les complète ou les corrige.
Ouvrez Administration › Référentiels (/admin/referentiels). Chaque carte mène à une liste.
| Référentiel | Contenu | Où il sert |
|---|---|---|
| Projet READ | Nom, bailleur, dates et description du projet | En-têtes, bornes des dates |
| Régions, Départements, Communes | Découpage géographique, avec code, et pour les communes le type (urbaine ou rurale) et les coordonnées | Rattachement des organisations, écoles et comptes ; filtres et périmètres |
| Domaines d'activités | Les 7 domaines des TDR, avec leur couleur | Calendrier, graphiques, filtres |
| Sous-activités | Types d'activités proposés à la planification, par domaine | Planification des activités |
| Types de subvention | LTCG, FRSG, IMG… | Subventions, filtres |
| Cohortes | Cohortes de subventions et leurs périodes | Subventions, filtres |
| Types de bénéficiaires | Lignes de la grille des personnes touchées | Rapports d'activité, tableaux de bord |
| Tranches d'âge | Colonnes de la grille des personnes touchées | Rapports d'activité, tableaux de bord, indicateurs |
| Dimensions EPI/PICA | Dimensions des évaluations institutionnelles | Évaluations des organisations |
Remarque
Les statuts de population (réfugiés, déplacés internes, rapatriés, communauté hôte) et les statuts des activités et des rapports ne sont pas des référentiels : ils sont fixés par la plateforme.
Principe : désactiver plutôt que supprimer#
Un élément de référentiel utilisé par une donnée (une organisation dans une commune, une activité d'une sous-activité, un rapport qui compte une tranche d'âge…) ne peut pas être supprimé : la donnée perdrait son sens. Vous le désactivez :
- il n'est plus proposé dans les formulaires de saisie ;
- il reste affiché sur les données existantes, qui gardent leur valeur ;
- il reste dans les filtres, suivi de la mention « (désactivé) », pour retrouver l'historique.
Seul un élément jamais utilisé se supprime définitivement (par exemple une sous-activité créée par erreur).
Important
Un élément désactivé est refusé à la saisie, même si un formulaire ancien le propose encore. Il reste accepté sur une fiche qui l'utilisait déjà, tant qu'on ne change pas ce champ.
Ajouter un élément#
L'exemple porte sur un domaine d'activités ; les autres référentiels suivent le même parcours.
- Ouvrez Administration › Référentiels, puis la carte voulue (ici Domaines d'activités).
- Cliquez sur Ajouter.
- Remplissez le formulaire, puis cliquez sur Enregistrer. Le message Élément créé. s'affiche.
- Ajouter ouvre un formulaire vide.
- Chaque élément de la liste ouvre sa fiche ; la pastille rappelle la couleur du domaine.
Modifier, désactiver ou supprimer un élément#
- Ouvrez la liste du référentiel, puis cliquez sur l'élément.
- Pour le corriger, modifiez les champs, puis cliquez sur Enregistrer.
- Pour ne plus le proposer à la saisie, cliquez sur Désactiver. Le message Élément désactivé : il n'est plus proposé à la saisie. s'affiche ; le bouton devient Réactiver.
- Pour supprimer un élément jamais utilisé, cliquez sur Supprimer définitivement, puis confirmez.
- Code : identifiant stable de l'élément (lettres, chiffres, tiret ou souligné, 30 caractères au plus), unique, y compris parmi les éléments archivés.
- Ordre : position dans les listes (0 à 999).
- Couleur : couleur du domaine dans le calendrier et les graphiques (format
#RRGGBB). - Désactiver et Supprimer définitivement. La date de la dernière modification est rappelée dessous.
Si l'élément est utilisé, la suppression est refusée avec le message : « Élément utilisé par des données de la plateforme : il ne peut pas être supprimé. Désactivez-le pour qu'il ne soit plus proposé. »
Attention
La suppression définitive est irréversible. Elle est inscrite au journal d'audit avec les anciennes valeurs, mais l'élément ne peut pas être restauré depuis la plateforme.
Remarque
Si un autre administrateur a modifié la même fiche pendant que vous la consultiez, l'enregistrement est refusé avec le message « Cet enregistrement a été modifié entre-temps par un autre utilisateur ». Rechargez la page et refaites votre modification sur la dernière version.
Règles propres à chaque référentiel#
Géographie#
- Région : code et nom.
- Département : code, nom et région (obligatoire).
- Commune : code, nom, département (obligatoire), Type de commune (Urbaine ou Rurale), et coordonnées facultatives. La Latitude (−90 à 90) et la Longitude (−180 à 180) se saisissent ensemble ou pas du tout. Une nouvelle commune est rattachée au projet READ.
Le code d'une commune sert aussi à l'import des organisations : la colonne Commune accepte le code ou le nom.
Domaines et sous-activités#
- Domaine : code, ordre, couleur, libellés français et anglais (200 caractères au plus).
- Sous-activité : domaine (obligatoire), libellés français et anglais (300 caractères au plus) et Unité de mesure facultative (50 caractères au plus). Une sous-activité d'un domaine désactivé est refusée à la planification.
Grille des personnes touchées#
Les rapports d'activité comptent les personnes touchées dans une grille : une ligne par type de bénéficiaire (et par statut de population et situation de handicap), une colonne par tranche d'âge et par sexe.
- Type de bénéficiaire : libellés français et anglais (100 caractères au plus), ordre.
- Tranche d'âge : libellé court (30 caractères au plus, par exemple « 12-17 »), Âge minimal et Âge maximal (0 à 120 ans), ordre. Laissez l'âge maximal vide pour la dernière tranche (« 60+ »). Les tranches actives ne se chevauchent pas : une tranche qui recouvre une autre est refusée (« Cette tranche chevauche la tranche… »).
Attention
Changer les tranches d'âge en cours de projet rend les périodes difficiles à comparer : les rapports déjà saisis gardent les anciennes tranches. Arrêtez la grille avec l'équipe de suivi-évaluation avant les premiers rapports.
Types de subvention#
Code, libellés français et anglais, description facultative (2 000 caractères au plus). Exemples : LTCG, FRSG, IMG.
Cohortes#
Une cohorte regroupe les subventions accordées lors d'un même appel. Les cohortes sont visibles de l'équipe projet (Administration › Cohortes, avec le nombre de subventions de chacune), mais seul l'administrateur les crée et les modifie.
- Nouvelle cohorte (administrateur seulement).
- Nombre de subventions de la cohorte ; le lien ouvre la liste de ces subventions.
Règles : Numéro de 1 à 99, unique dans le projet ; Libellé obligatoire (100 caractères au plus) ; Date de début et Date de fin obligatoires, la fin ne précédant pas le début. Créez la cohorte avant ses subventions.
Dimensions EPI/PICA#
Dimensions notées de 0 à 100 dans les évaluations institutionnelles des organisations : code, libellés français et anglais, ordre. La grille installée compte 6 dimensions provisoires, à remplacer par la grille de Plan International dès qu'elle est fournie : désactivez les dimensions provisoires inutiles et ajoutez les nouvelles avant les premières évaluations.
Projet READ#
La fiche du projet se modifie mais ne se crée ni ne se supprime : Nom, Bailleur (200 caractères au plus chacun), Date de début et Date de fin (la fin ne précède pas le début), Description (4 000 caractères au plus).