Sécurité et bonnes pratiques d'administration

La plateforme applique d'elle-même de nombreuses protections (droits vérifiés côté serveur, journal immuable, verrouillage après des échecs, petits effectifs masqués). Elles ne suffisent pas sans de bonnes habitudes d'administration. Ce chapitre les rassemble.

Un compte par personne#

• Créez un compte nominatif par personne. Un compte partagé (« odr.diffa@… » utilisé par trois membres) rend le journal d'audit muet sur l'auteur réel d'une action et oblige à changer le mot de passe à chaque départ.
• Donnez à chaque compte le rôle le plus faible qui lui suffit : un membre de comité ou d'une direction technique n'a pas besoin d'un compte de gestionnaire.
• Gardez deux administrateurs actifs au moins, et pas davantage que nécessaire.
• Utilisez votre compte d'administrateur pour l'administration ; si vous saisissez aussi au quotidien, vos actions de gestion restent tracées sous votre nom.

Arrivées#

1. Vérifiez que la personne fait bien partie de l'organisation, du comité ou du service annoncé.
2. Créez son compte avec le bon rôle et le bon rattachement (Créer un compte).
3. Transmettez le mot de passe temporaire par un canal différent de celui qui annonce l'identifiant si possible (par exemple identifiant par e-mail, mot de passe par SMS), et jamais dans un groupe de discussion.
4. Indiquez-lui le Guide d'utilisation de la plateforme et la page de connexion.

Pour une organisation qui s'est inscrite en ligne, l'équipe projet accepte la demande dans Administration › Demandes d'inscription : la plateforme crée l'organisation, son contact principal et un premier compte Organisation, avec un mot de passe temporaire à transmettre de la même manière.

Départs et changements de fonction#

Le jour où une personne quitte le projet, son organisation ou sa fonction :

1. Désactivez son compte (Désactiver un compte) : sa session se ferme dans la minute, sur le site et sur le module hors ligne.
2. Si elle change seulement de fonction (par exemple d'une organisation à une autre), modifiez son rattachement ou son rôle : ses anciens droits cessent dans la minute.
3. Demandez à l'équipe projet d'archiver son contact dans la fiche de l'organisation si elle y figurait, et de désigner un nouveau contact principal.

Ne supprimez pas et ne réutilisez pas un compte : ses actions passées doivent rester attribuées à la bonne personne.

Téléphone perdu ou volé#

Un téléphone peut garder une session du module hors ligne et des rapports en attente d'envoi.

1. Désactivez aussitôt le compte de la personne : le module hors ligne perd son accès à la plateforme dès sa prochaine connexion au réseau.
2. Quand la personne a un nouveau téléphone, réinitialisez son mot de passe puis réactivez le compte.
3. Les rapports qui n'avaient pas été envoyés depuis l'ancien téléphone sont perdus : la personne les ressaisit.

Mots de passe#

• Ne demandez jamais son mot de passe à une personne, et ne le notez nulle part : vous n'en avez jamais besoin. Pour l'aider, réinitialisez-le.
• Un mot de passe temporaire ne doit pas traîner : la plateforme oblige à le changer à la première connexion, mais un compte jamais utilisé garde le sien. Repérez les comptes Jamais connecté et relancez les personnes.
• Encouragez des mots de passe longs (une phrase de plusieurs mots avec un chiffre) plutôt que compliqués.
• Un compte Verrouillé après 5 échecs se débloque seul après 15 minutes ; si les échecs se répètent sans que la personne en soit l'auteur, réinitialisez son mot de passe et consultez le journal.

Revoir le journal chaque mois#

Une fois par mois, prenez quinze minutes pour parcourir le journal d'audit :

• Échec de connexion : des échecs en série sur un même compte, ou sur des identifiants inconnus, peuvent signaler une tentative d'intrusion ;
• Export et Téléchargement : les exports de données et les téléchargements de listes de présence ou de photos d'enfants doivent correspondre à un besoin connu ;
• Modification des Paramètres et des Utilisateurs : chaque changement doit avoir un auteur et une raison ;
• Suppression définitive : rare, et toujours justifiée.

Profitez-en pour consulter les statistiques d'utilisation et la liste des comptes : désactivez les comptes des personnes parties que personne n'a signalées.

Protection des données personnelles et des enfants#

• La plateforme ne contient aucune donnée nominative de bénéficiaire : les personnes touchées sont comptées par effectifs. Refusez toute demande d'ajouter des noms d'enfants, même dans un commentaire ou un message.
• Les photos d'enfants exigent le consentement, perdent leurs métadonnées de localisation et ne sont jamais publiées ; les listes de présence sont visibles de l'équipe projet seulement et supprimées à échéance (Paramètres).
• Une donnée personnelle saisie par erreur se retire : l'équipe projet l'archive, puis vous la supprimez définitivement (Éléments archivés).
• Le seuil de masquage du portail public protège les petits effectifs : ne le baissez pas sous 5 sans avis du responsable de la protection de l'enfance.

Avant une démonstration ou une formation#

Utilisez une instance de démonstration ou de formation, jamais la plateforme de production : ses données sont fictives et peuvent être remises à zéro par l'équipe technique après la séance.