Chapitre 5
Import des organisations
Créer en une fois les organisations d'un fichier Excel, après une simulation qui montre les lignes acceptées et refusées.
Concerne :Administrateur
Au démarrage du projet, ou à l'arrivée d'une nouvelle cohorte, les organisations appuyées se comptent par dizaines. L'import Excel les crée en une fois, avec leur contact principal, au lieu de les saisir une à une. Il est réservé à l'administrateur.
Le bouton Importer des organisations se trouve en haut de la liste des organisations (menu Organisations) ; l'écran est à l'adresse /admin/organisations/import.
- Importer des organisations (visible de l'administrateur seulement), à côté de Nouvelle organisation.
Préparer le fichier#
- Sur l'écran d'import, cliquez sur Télécharger le modèle Excel.
- Ouvrez le fichier
.xlsx: la feuille des données contient les en-têtes de colonnes et une ligne d'exemple fictive (« ODR Exemple ») ; la feuille Aide liste les valeurs admises. - Remplacez la ligne d'exemple par vos organisations, une ligne par organisation.
- Enregistrez le fichier au format Excel (
.xlsx).
| Colonne | Obligatoire | Valeurs admises |
|---|---|---|
| Nom | Oui | Nom complet, unique dans le projet (majuscules ignorées, organisations archivées comprises) |
| Sigle | Non | Texte court |
| Type | Oui | ODR, ODI, OBC, OrganisationFemmes, OrganisationFilles, Autre (feuille Aide) |
| Commune | Oui | Code ou nom d'une commune active ; la forme « CODE — Nom » recopiée de la feuille Aide est acceptée |
| Localité | Non | Village ou quartier |
| Date de création | Non | AAAA-MM-JJ ou JJ/MM/AAAA, pas dans le futur |
| Numéro de récépissé | Non | Texte |
| Dirigée par une femme, Dirigée par des jeunes, Publique | Non | oui ou non (aussi o, n, x, 1, 0, vrai, faux) ; vide = non |
| Membres femmes, Membres hommes | Non | Nombre entier ; vide = 0 |
| Téléphone, E-mail | Non | Coordonnées de l'organisation |
| Statut | Non | Active, Suspendue, Inactive ; vide = Active |
| Description | Non | Texte |
| Contact principal - nom, - fonction, - téléphone, - e-mail | Non | Si le nom est rempli, le contact principal est créé ; il lui faut un téléphone ou un e-mail |
Les en-têtes sont reconnus sans tenir compte des majuscules ni des accents ; l'ordre des colonnes est libre et une colonne facultative peut manquer. Les colonnes Nom, Type et Commune (fond jaune dans le modèle) sont indispensables.
Conseil
Avant de remplir le fichier, vérifiez que toutes les communes voulues existent et sont actives dans les référentiels, et recopiez leur code depuis la feuille Aide pour éviter les fautes d'orthographe.
Simuler l'import#
La simulation contrôle chaque ligne exactement comme l'import réel, mais n'enregistre rien. Faites-la toujours d'abord.
- Ouvrez Organisations, puis Importer des organisations.
- Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez votre fichier.
- Laissez cochée la case Simulation : analyser sans rien enregistrer.
- Cliquez sur Lancer.
- Télécharger le modèle Excel : colonnes attendues, ligne d'exemple et feuille Aide.
- Choix du fichier :
.xlsx, 2 Mo et 1 000 lignes au plus. - Simulation : cochée par défaut.
- Lancer envoie le fichier.
Le Rapport de simulation (rien n'a été enregistré) s'affiche au-dessus du formulaire : nombre de lignes lues, nombre d'organisations qui seraient créées, nombre de lignes refusées.
Corriger les lignes refusées#
Quand des lignes sont refusées, le rapport les détaille dans un tableau : numéro de la ligne dans Excel, colonne en cause et problème. Une ligne peut avoir plusieurs problèmes.
| Message | Cause | Correction |
|---|---|---|
| Une organisation porte déjà ce nom dans le projet. | L'organisation existe déjà (même archivée) | Retirez la ligne : l'import ne modifie jamais une organisation existante |
| Ce nom figure déjà sur une ligne précédente du fichier. | Doublon dans le fichier | Gardez une seule ligne |
| Valeur non reconnue : voir la feuille « Aide » du modèle. | Type, statut, date, oui/non ou nombre mal écrit | Recopiez une valeur de la feuille Aide |
| Commune inconnue : indiquez son code ou son nom (feuille « Aide »). | Commune absente des référentiels ou mal orthographiée | Recopiez le code depuis la feuille Aide |
| Cet élément est désactivé : il n'est plus proposé à la saisie. | Commune désactivée | Choisissez une commune active, ou réactivez-la |
| Colonne obligatoire absente : « Nom » | En-tête manquant ou renommé | Repartez du modèle |
| Fichier illisible : utilisez le modèle Excel (.xlsx) fourni. | Fichier .xls, .csv ou endommagé | Enregistrez au format .xlsx |
Remarque
Une ligne refusée ne bloque pas les autres : les lignes valides seraient créées. Une commune inconnue produit aussi le message « La commune est obligatoire. » sur la même ligne : corrigez la commune, les deux messages disparaissent.
Lancer l'import réel#
- Corrigez le fichier jusqu'à ce que la simulation donne le résultat attendu.
- Envoyez de nouveau le fichier en décochant la case Simulation.
- Cliquez sur Lancer.
Le Rapport d'import indique le nombre d'organisations créées. Les lignes valides sont enregistrées ensemble : en cas d'incident, aucune n'est créée et vous pouvez relancer.
Les organisations importées sont actives (sauf statut contraire) et absentes de l'annuaire public, sauf si la colonne Publique vaut oui. Leur contact principal est créé quand son nom est rempli.
Important
L'import ne crée aucun compte de connexion. Créez ensuite les comptes des membres de chaque organisation dans Comptes utilisateurs, avec le rôle Organisation.
Pour ajouter plus tard des organisations oubliées, renvoyez seulement les nouvelles lignes : celles qui existent déjà seraient refusées, sans dommage. Chaque import réel est inscrit au journal d'audit (action Import, avec le nombre de lignes lues, créées et refusées), et chaque organisation créée y a sa trace de création.