Chapitre 9
Éléments archivés et suppression définitive
Comprendre l'archivage, retrouver les éléments archivés et les supprimer définitivement quand c'est nécessaire.
Concerne :Administrateur
Archiver n'est pas supprimer#
Sur la plateforme, rien ne se supprime au fil du travail. Quand l'équipe projet retire une donnée saisie par erreur ou devenue inutile (une école fermée, un contact qui a quitté l'organisation, une pièce jointe déposée par erreur), elle l'archive :
- l'élément disparaît des listes, des formulaires, des tableaux de bord et des exports ;
- il reste en base de données, avec toutes ses traces au journal d'audit ;
- son nom reste réservé : une organisation, une subvention ou un élément de référentiel archivé garde son nom ou son code, qui ne peut pas être réutilisé.
Des garde-fous empêchent d'archiver ce qui est encore utilisé : une organisation qui a des subventions actives, une subvention qui a des micro-projets actifs, un micro-projet qui a des activités, une activité qui a un rapport, un indicateur qui a des valeurs.
Remarque
Les rapports d'activité et leurs participations (personnes touchées) ne s'archivent pas : un rapport validé fait partie des résultats du projet. Il se corrige par l'équipe projet, et chaque correction est journalisée.
La suppression définitive retire l'élément de la base. Elle est réservée à l'administrateur et se fait uniquement depuis l'écran Éléments archivés, sur des éléments déjà archivés.
Consulter les éléments archivés#
- Ouvrez Administration › Éléments archivés (
/admin/archives). - Dans Type d'élément, choisissez le type voulu : le nombre d'éléments archivés de chaque type est indiqué entre parenthèses.
- Cliquez sur Filtrer.
Les éléments s'affichent du plus récemment archivé au plus ancien.
- Type d'élément et nombre d'éléments archivés.
- Date et heure de l'archivage ; la colonne Rattachement précise l'organisation ou la commune.
- Supprimer définitivement.
Types pris en charge : organisation, contact d'organisation, évaluation EPI/PICA, école, subvention, micro-projet, activité, indicateur, valeur d'indicateur, bonne pratique, besoin, actualité, ressource, pièce jointe.
Important
L'écran ne permet pas de désarchiver un élément. Un élément archivé par erreur se recrée ; pour une organisation ou une subvention, dont le nom ou la référence restent réservés, adressez-vous à l'équipe technique.
Supprimer définitivement un élément#
Supprimez définitivement un élément seulement quand sa conservation n'a plus de raison d'être, par exemple une donnée personnelle saisie par erreur (un contact, une photo), ou une demande de la personne concernée.
- Ouvrez Administration › Éléments archivés et filtrez sur le type voulu.
- Sur la ligne de l'élément, cliquez sur Supprimer définitivement.
- Lisez le message de confirmation, puis confirmez.
Le message Élément supprimé définitivement. s'affiche. La suppression est inscrite au journal d'audit (action Suppression définitive) avec les anciennes valeurs.
Ce qui part avec l'élément :
- une évaluation EPI/PICA part avec ses scores par dimension ;
- une ressource part avec ses fichiers ;
- une pièce jointe part avec son fichier, effacé du stockage.
Attention
La suppression définitive est irréversible : seule une restauration de sauvegarde par l'équipe technique pourrait retrouver l'élément, en écrasant tout ce qui a été saisi depuis.
Suppression refusée#
La suppression est refusée tant qu'une autre donnée, même archivée, est encore rattachée à l'élément : « D'autres données, même archivées, sont encore rattachées à cet élément : supprimez-les d'abord définitivement. »
Supprimez alors les éléments dans l'ordre, des plus détaillés aux plus généraux. Par exemple, pour supprimer un micro-projet archivé :
- supprimez d'abord ses activités archivées (type Activité) ;
- puis le micro-projet (type Micro-projet).
Une activité qui a un rapport ne peut pas être supprimée, puisque son rapport ne s'archive pas.
Supprimer un élément de référentiel#
Les éléments des référentiels ne passent pas par cet écran : un élément jamais utilisé se supprime directement depuis sa fiche (Supprimer définitivement) ; un élément utilisé se désactive.