Gérer le portefeuille du projet

Le portefeuille regroupe tout ce qui précède les activités : les organisations accompagnées, les personnes à joindre, leurs évaluations de capacités, les écoles partenaires, les cohortes, les subventions accordées et les micro-projets qu'elles financent. Ces écrans sont réservés à l'équipe projet (rôle Gestionnaire) et à l'administrateur.

Comprendre l'ordre de saisie#

Chaque élément s'appuie sur le précédent. Saisissez-les toujours dans cet ordre :

1. Organisation : l'ODR, l'ODI ou l'association bénéficiaire.
2. Subvention : accordée à une organisation, rattachée à une cohorte (l'appel qui l'a attribuée).
3. Micro-projet : une action financée par la subvention, dans une école ou une commune.
4. Activité : un événement planifié du micro-projet (voir Planifier et suivre les activités).
5. Rapport d'activité : ce qui a été réalisé et qui a été touché (voir Saisir et valider les rapports).

Les écoles se créent à part, quand elles sont nécessaires : elles servent de lieu aux micro-projets et aux activités.

Chaque écran de saisie porte, sous son titre, un panneau Aide sur cette page : cliquez dessus pour afficher les règles propres à l'écran.

Organisations#

Trouver une organisation#

Le menu Organisations ouvre la liste de toutes les organisations du projet.

1. Nouvelle organisation ouvre le formulaire de création.
2. Les filtres : recherche sur le nom ou le sigle, département, commune, type, statut et cohorte. Cliquez sur Filtrer pour les appliquer, sur Effacer les filtres pour revenir à la liste complète.
3. Exporter : la liste filtrée en Excel, CSV ou PDF.
4. La liste : un clic sur le nom ouvre la fiche de l'organisation. Le statut (Active, Suspendue, Inactive) est rappelé en couleur.

Lire la fiche d'une organisation#

La fiche réunit tout ce que la plateforme sait de l'organisation.

1. Le nom, le sigle, le type, la commune (et son département) et le statut.
2. Les chiffres clés : taux de réalisation (activités réalisées sur activités échues), personnes touchées et part des filles et des femmes (rapports validés seulement), activités en retard, subventions en cours et leur montant.
3. Les onglets : Infos, Contacts, Subventions, Micro-projets, Activités, Rapports et Évaluations EPI/PICA. Le nombre d'éléments de chaque onglet est affiché à côté de son nom.
4. Modifier ouvre le formulaire de l'organisation ; Nouvelle subvention crée une subvention déjà rattachée à cette organisation.

Sur un téléphone, la fiche se lit de haut en bas ; les onglets défilent horizontalement.

Créer ou modifier une organisation#

1. Dans Organisations, cliquez sur Nouvelle organisation (ou sur Modifier depuis la fiche).
2. Remplissez l'Identité : Nom (obligatoire), Sigle, Type, Statut, Commune (obligatoire), Localité, Date de création, Numéro de récépissé et Description.
3. Remplissez Membres et direction : nombre de Membres femmes et Membres hommes, cases Dirigée par une femme et Dirigée par des jeunes.
4. Remplissez Contact et visibilité : Téléphone et E-mail de l'organisation (facultatifs), case Visible dans l'annuaire public.
5. Cliquez sur Enregistrer.

La fiche s'ouvre avec le message de confirmation. Toute création ou modification est inscrite au journal d'audit.

Archiver une organisation#

Rien ne se supprime sur la plateforme : un élément qui n'a plus lieu d'être s'archive. Il disparaît des listes, mais ses données restent en base et au journal.

1. Ouvrez la fiche, puis Modifier.
2. En bas de page, cliquez sur Archiver l'organisation et confirmez.

Contacts#

Les contacts sont les personnes à joindre dans l'organisation (présidence, coordination, trésorerie…). Ils ne sont jamais publiés ni montrés aux autres organisations.

1. Ajouter un contact ouvre le formulaire.
2. La mention Contact principal désigne la personne à joindre en priorité.

Pour ajouter un contact :

1. Ouvrez la fiche de l'organisation, onglet Contacts.
2. Cliquez sur Ajouter un contact.
3. Saisissez le Nom complet, la Fonction, puis au moins un moyen de le joindre : Téléphone (par exemple 90 12 34 56 ou +227 90 12 34 56) ou E-mail.
4. Cochez Contact principal s'il y a lieu.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier un contact, cliquez sur son nom dans l'onglet. Une personne qui quitte l'organisation s'archive (bouton Archiver le contact de son formulaire) : ne remplacez pas ses coordonnées par celles d'une autre personne, l'historique en serait faussé.

Évaluations EPI/PICA#

Une évaluation EPI/PICA note les capacités d'une organisation à une date donnée, de 0 à 100, sur six dimensions : gouvernance et leadership, gestion financière, ressources humaines, gestion des programmes, partenariats et plaidoyer, redevabilité et protection.

Saisir une évaluation#

1. Ouvrez la fiche de l'organisation, onglet Évaluations EPI/PICA.
2. Cliquez sur Nouvelle évaluation.
3. Indiquez la Date de l'évaluation.
4. Pour chaque dimension évaluée, saisissez le Score (0 à 100) et, si utile, les Points faibles relevés.
5. Ajoutez un Commentaire général si besoin.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Les points faibles préparent l'accompagnement de l'organisation : rédigez-les comme des pistes de travail.

Suivre l'évolution d'une organisation#

L'onglet Évaluations EPI/PICA trace l'évolution du score global et de chaque dimension, d'une évaluation à l'autre. Voir les données affiche les valeurs sous forme de tableau.

Comparer les organisations#

Administration › Évaluations EPI/PICA compare, pour toutes les organisations évaluées (ou celles d'une commune), la moyenne de la première évaluation et de la plus récente, par dimension. Le tableau du bas classe les organisations selon leur progression (colonne Écart).

Écoles#

Les écoles servent de lieu aux micro-projets et aux activités. Le menu Écoles en donne la liste, avec leurs effectifs de filles et de garçons inscrits, et des filtres (nom ou localité, département, commune, niveau).

Pour créer une école :

1. Dans Écoles, cliquez sur Nouvelle école.
2. Saisissez le Nom, le Niveau (préscolaire, primaire, collège, lycée, centre alternatif), la Commune et la Localité (village ou quartier).
3. Indiquez si vous les connaissez les effectifs de filles et de garçons inscrits.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Cohortes#

Une cohorte regroupe les subventions accordées lors d'un même appel. Administration › Cohortes donne, pour chacune, son numéro, son libellé, sa période et le nombre de ses subventions (le lien ouvre la liste des subventions de la cohorte).

La création et la modification des cohortes sont réservées à l'administrateur.

Subventions#

Consulter les subventions#

Le menu Subventions liste les subventions avec leur organisation, leur type, leur cohorte, leur montant accordé, leur période et leur statut. Le total accordé de la sélection est affiché au-dessus de la liste.

1. Nouvelle subvention ouvre le formulaire de création.
2. Les filtres : recherche (référence, objet ou organisation), organisation, type de subvention, cohorte, statut et commune.
3. La liste : un clic sur la référence ouvre la subvention, un clic sur l'organisation ouvre sa fiche.

Créer une subvention#

1. Cliquez sur Nouvelle subvention (dans Subventions, ou depuis la fiche de l'organisation pour qu'elle soit déjà choisie).
2. Choisissez l'Organisation bénéficiaire.
3. Saisissez la Référence, par exemple LTCG-2026-001.
4. Choisissez le Type de subvention et la Cohorte.
5. Décrivez l'Objet.
6. Saisissez le Montant accordé (FCFA), la Date de début et la Date de fin.
7. Choisissez le Statut : En préparation, En cours, Clôturée ou Suspendue.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Suivre les micro-projets d'une subvention#

La page d'une subvention montre son formulaire, puis la liste de ses micro-projets et le total de leurs budgets rapporté au montant accordé.

1. L'organisation bénéficiaire, rappelée mais non modifiable.
2. Ajouter un micro-projet ouvre le formulaire d'un micro-projet de cette subvention.
3. Les micro-projets : titre, école ou commune, période, budget prévu et statut.

Une subvention qui a des micro-projets actifs ne s'archive pas.

Micro-projets#

Un micro-projet appartient à une subvention et se déroule pendant sa période, dans une école ou, à défaut, dans une commune.

Créer un micro-projet#

1. Ouvrez la subvention, puis cliquez sur Ajouter un micro-projet.
2. Saisissez le Titre.
3. Choisissez l'École : la Commune se règle alors sur celle de l'école. Sans école, choisissez la commune.
4. Vérifiez la Date de début et la Date de fin (proposées sur la période de la subvention) et choisissez le Statut : Planifié, En cours, Terminé, Suspendu ou Annulé.
5. Saisissez le Budget prévu (FCFA) si vous le connaissez, et une Description.
6. Cliquez sur Enregistrer.

1. Le rappel de la subvention : référence, organisation, période et budget encore disponible.
2. Planifier une activité ouvre le formulaire d'une activité de ce micro-projet.
3. Les activités du micro-projet, avec leurs dates et leur statut ; une activité en retard est surlignée en rouge.

Un micro-projet qui a des activités actives ne s'archive pas : archivez d'abord ses activités.

Modifications simultanées#

Si deux personnes modifient la même fiche en même temps, la seconde à enregistrer reçoit le message « Cet enregistrement a été modifié entre-temps par un autre utilisateur ». Rechargez la page pour repartir de la dernière version, puis refaites vos changements : rien n'est écrasé sans que vous le sachiez.