Chapitre 9
Planifier et suivre les activités
Planifier les activités des micro-projets, les suivre dans la liste et le calendrier, tenir leur avancement à jour et repérer les retards.
Concerne :GestionnaireAdministrateur
Une activité est un événement d'un micro-projet : une formation, une distribution de kits, une journée des parents, une séance de remédiation… Elle est planifiée avec des dates prévues, puis suivie jusqu'à sa réalisation et son rapport. Ce chapitre décrit les écrans de l'équipe projet ; les organisations disposent d'écrans équivalents quand la saisie leur est ouverte (voir Planifier et rapporter).
Planifier une activité#
- Cliquez sur Planifier une activité : depuis le menu Activités, ou depuis la page d'un micro-projet pour qu'il soit déjà choisi.
- Remplissez le formulaire (voir les repères ci-dessous) : Titre, Lieu, Budget prévu (FCFA) et Description complètent les champs signalés.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Micro-projet : l'activité se tient pendant sa période, dans son école ou sa commune. La liste rappelle l'organisation et la référence de la subvention.
- Type d'activité : une des sous-activités des sept domaines du projet. Le domaine donne sa couleur à l'activité dans le calendrier.
- École : l'école du micro-projet est proposée ; sans école, l'activité se tient dans la commune du micro-projet. Le Lieu précise l'endroit (salle, quartier).
- Début prévu et Fin prévue : la fin ne précède pas le début, et les deux restent dans la période du micro-projet.
- Afficher au planning public annonce l'activité sur le portail public.
L'activité est créée au statut Planifiée et paraît aussitôt dans la liste et le calendrier.
Important
Le planning public annonce le titre, les dates, le domaine, le type et la commune de l'activité (et son organisation si elle figure dans l'annuaire public), jamais son école, son lieu précis ni son budget : c'est une règle de protection des enfants. Une activité annulée en disparaît. N'écrivez donc pas de nom d'école ou de lieu précis dans le Titre d'une activité publique.
Retrouver une activité#
Le menu Activités liste toutes les activités du projet, de la plus lointaine à la plus récente.
- Planifier une activité ouvre le formulaire de création.
- Les filtres : recherche (titre ou organisation), période (Du, Au), département, commune, organisation, domaine, type d'activité et statut.
- En retard seulement ne garde que les activités en retard.
- Le nombre d'activités en retard de la sélection.
- La liste : le point de couleur donne le domaine ; un clic sur le titre ouvre la fiche de l'activité.
Comme toutes les listes de la gestion, la sélection s'exporte en Excel, CSV ou PDF (Exporter) et ses filtres restent dans l'adresse de la page.
Consulter le calendrier#
Le menu Calendrier présente les mêmes activités sur un calendrier.
- Les filtres : commune, organisation, domaine et statut, appliqués par Filtrer.
- La légende : une couleur par domaine ; une activité en retard est cerclée de rouge.
- Les vues : Mois, Semaine et Planning (liste jour par jour). Les flèches changent de période, Aujourd'hui y revient.
- Une activité en retard, cerclée de rouge.
Survolez une activité pour lire son organisation et sa commune ; cliquez dessus pour ouvrir sa fiche.
Conseil
Sur un téléphone, le calendrier s'ouvre directement en vue Planning de la semaine, plus lisible sur un petit écran.
Tenir l'avancement à jour#
La fiche d'une activité réunit ses informations, son formulaire de modification et son bloc Avancement.
- Le domaine et le statut de l'activité.
- Saisir le rapport ouvre le rapport de l'activité (voir Saisir et valider les rapports) ; une fois le rapport saisi, le bouton ouvre le rapport existant.
Au fil de l'activité, passez son statut à En cours, Réalisée, Reportée ou Annulée :
- Ouvrez la fiche de l'activité.
- Dans le bloc Avancement, choisissez le Statut.
- Indiquez le Début réel et, pour une activité réalisée, la Fin réelle.
- Cliquez sur Enregistrer l'avancement.
Important
- Réalisée exige la date réelle de fin.
- Les dates réelles ne sont jamais dans le futur, ni plus de 10 jours avant le début prévu.
- Valider le rapport d'une activité ne change pas son statut : pensez à la passer à Réalisée, sinon elle reste comptée comme planifiée (et, une fois échue, en retard).
Pour modifier les informations de l'activité (micro-projet, type, titre, école, dates prévues, budget, planning public), changez le formulaire de la fiche puis cliquez sur Enregistrer.
Repérer et traiter les retards#
Une activité est en retard quand sa date de fin prévue est passée et qu'elle n'est ni Réalisée ni Annulée. Une activité Reportée dont la fin prévue est passée reste donc en retard : modifiez ses dates prévues pour la replanifier.
Les retards se voient partout :
- en rouge dans les listes d'activités, avec le nombre total en tête de liste ;
- cerclés de rouge dans le calendrier ;
- dans la carte Activités en retard du tableau de bord et de la fiche de chaque organisation (un clic ouvre la liste filtrée) ;
- dans les rappels de rapport : « Rapport attendu » pour l'organisation, ou, quand la saisie ne lui est pas ouverte, récapitulatif hebdomadaire « rapports en retard » pour l'équipe projet.
Pour chaque activité en retard, selon le cas : passez-la à Réalisée avec ses dates réelles (elle a eu lieu mais son avancement n'a pas été saisi), replanifiez-la en changeant ses dates prévues, ou passez-la à Annulée.
La liste reste utilisable sur un téléphone : les filtres passent les uns sous les autres.
Archiver une activité#
Une activité créée par erreur s'archive : bouton Archiver l'activité en bas de sa fiche, puis confirmation. Elle disparaît des listes et du calendrier ; ses données restent en base et au journal.
Attention
Une activité qui a un rapport ne s'archive pas. Une activité qui n'a simplement pas eu lieu se passe à Annulée : elle reste visible dans l'historique du micro-projet.