Animer les échanges

Le menu Échanges réunit tout ce qui circule entre l'équipe projet et les organisations, et ce qui est publié pour tous : Messages, Bonnes pratiques, Besoins exprimés, Actualités et Bibliothèque. Les Demandes d'inscription des nouvelles organisations se traitent dans le menu Administration.

Échanger par messagerie#

La messagerie remplace les échanges dispersés (SMS, appels, e-mails) par des conversations suivies, une par sujet, entre l'équipe projet et une organisation.

1. Nouvelle conversation ouvre une conversation avec l'organisation de votre choix.
2. Les filtres : recherche, organisation, case Non lues seulement.
3. Les conversations : sujet, organisation, nombre de messages et date du dernier.

Le nombre de messages non lus s'affiche sur le menu Échanges et sur Messages.

Démarrer une conversation#

1. Dans Échanges › Messages, cliquez sur Nouvelle conversation.
2. Choisissez l'Organisation, saisissez le Sujet (un sujet clair par conversation) et le premier message.
3. Envoyez.

Lire et répondre#

Ouvrez la conversation : les messages de l'organisation sont à gauche, ceux de l'équipe projet à droite, marqués Équipe du projet. Sous vos messages, Lu le… indique que l'organisation les a lus. Écrivez dans Votre réponse, puis cliquez sur Envoyer.

Ouvrir une conversation marque ses messages comme lus. Un message de l'organisation est notifié aux membres de l'équipe qui ont déjà écrit dans la conversation, sinon à toute l'équipe projet.

Traiter les besoins exprimés#

Les organisations expriment leurs besoins (formation, matériel, accompagnement) depuis leur espace. L'équipe projet les examine et y répond.

1. Nouveau besoin : saisir au nom d'une organisation un besoin recueilli lors d'une visite.
2. Le nombre de besoins Nouveau à traiter ; un clic les affiche seuls.
3. Les filtres : recherche, statut, priorité et commune.
4. Les besoins, avec leur priorité et leur statut.

Pour traiter un besoin :

1. Ouvrez le besoin.
2. Dans Traitement, passez le Statut à En examen dès que vous le prenez en charge.
3. Une fois une suite donnée, passez-le à Traité (ou Clôturé s'il n'y aura pas de suite) et rédigez la Réponse de l'équipe du projet.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Publier les bonnes pratiques#

Les organisations proposent leurs bonnes pratiques ; l'équipe projet les relit, puis les publie sur le portail public ou les rejette avec un motif.

Pour traiter une proposition (statut Soumise) :

1. Ouvrez-la et relisez le Titre, le Domaine et la Description. Corrigez-les au besoin, puis cliquez sur Enregistrer.

2. Puis, selon le cas :

   • cliquez sur Publier : la bonne pratique paraît aussitôt sur le portail public, et l'organisation est notifiée ;
   • ou écrivez le Motif du rejet et cliquez sur Rejeter : l'organisation voit le motif et peut corriger sa proposition, qui revient alors à l'équipe.

Une bonne pratique publiée se retire du portail par Retirer la publication, avec un motif également. Nouvelle bonne pratique saisit une pratique au nom d'une organisation : elle est publiée directement.

Publier des actualités#

Les actualités informent les visiteurs du portail et les comptes connectés : lancement d'une cohorte, campagne, formation…

1. Dans Échanges › Actualités, cliquez sur Nouvelle actualité.
2. Saisissez le Titre et le Contenu en français (obligatoires) et, si vous le pouvez, leur version anglaise.
3. Laissez la Date de publication vide pour publier le jour même, ou choisissez une date future pour programmer la parution.
4. Cliquez sur Enregistrer le brouillon : l'actualité est enregistrée, invisible.
5. Relisez-la, puis cliquez sur Publier.

Une actualité publiée se retire par Retirer la publication ; Archiver la fait disparaître des listes.

Gérer la bibliothèque de ressources#

La bibliothèque met à disposition guides, modules de formation et modèles de documents.

Chaque ressource indique si elle est Publique (portail) ou réservée aux Comptes connectés, et son nombre de téléchargements.

1. Dans Échanges › Bibliothèque, cliquez sur Nouvelle ressource.
2. Remplissez la fiche : Titre (et titre anglais facultatif), Catégorie (module de formation, guide, modèle, autre), Langue du document, Domaine et Description. Enregistrez.
3. Dans la fiche, déposez le Fichier : PDF, Word, Excel ou PowerPoint, 10 Mo au plus.
4. Cochez Publier sur le portail public pour l'ouvrir aux visiteurs, puis enregistrez.

1. Le fichier de la ressource ; Remplacer le fichier dépose une nouvelle version et archive l'ancienne.
2. Publier sur le portail public : décochée, la ressource n'est visible que des comptes connectés.

Traiter les demandes d'inscription#

Une organisation de la zone du projet peut demander son inscription depuis le portail public. Les demandes arrivent dans Administration › Demandes d'inscription, rangées par statut (Nouvelle, Acceptée, Refusée).

1. Ouvrez la demande.
2. Vérifiez le nom, le sigle, le type, la commune et la personne à contacter ; corrigez-les au besoin, puis cliquez sur Enregistrer les corrections.

3. Puis :

   • cliquez sur Accepter et créer le compte ;
   • ou écrivez le Motif du refus et cliquez sur Refuser la demande.

L'acceptation crée en une fois :

• l'organisation, active et hors de l'annuaire public ;
• son contact principal ;
• un compte Organisation, dont l'identifiant est l'e-mail de la personne, ou à défaut son téléphone.

Les coordonnées d'une demande refusée sont effacées 12 mois après le refus.