Chapitre 5
Planifier et rendre compte
Planifier ses activités, tenir leur avancement à jour, saisir le rapport d'une activité, y joindre des pièces et le soumettre à l'équipe projet.
Concerne :Organisation (ODR/DI)
Lorsque l'équipe projet a ouvert la saisie aux organisations, chaque organisation planifie elle-même ses activités et rédige ses rapports. L'équipe projet relit ensuite chaque rapport : elle le valide, ou le renvoie avec un commentaire.
Important
La saisie par les organisations est un paramètre de la plateforme, réglé par l'administrateur. Tant qu'elle est désactivée, le menu Planifier une activité n'apparaît pas et les boutons de saisie sont absents : c'est l'équipe projet qui saisit les activités et les rapports. La consultation reste possible (chapitre 4).
Le cycle d'une activité suit toujours les mêmes étapes :
| Étape | Qui | Où |
|---|---|---|
| 1. Planifier l'activité | Organisation | Planifier une activité |
| 2. Tenir l'avancement à jour (en cours, réalisée…) | Organisation | Fiche de l'activité, bloc Avancement |
| 3. Saisir le rapport, l'enregistrer en brouillon | Organisation | Fiche de l'activité, Saisir le rapport |
| 4. Soumettre le rapport | Organisation | Fiche du rapport, Soumettre à l'équipe projet |
| 5. Valider ou renvoyer le rapport | Équipe projet | Fiche du rapport |
| 6. Corriger et soumettre de nouveau un rapport renvoyé | Organisation | Fiche du rapport |
Planifier une activité#
Une activité se rattache toujours à un micro-projet de votre organisation et se tient pendant la période de ce micro-projet.
- Cliquez sur Planifier une activité, dans la barre de menus ou en haut de la liste des activités.
- Remplissez le formulaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Micro-projet : le micro-projet qui finance l'activité. La liste rappelle son école, l'organisation et la référence de la subvention.
- Type d'activité : l'une des trente sous-activités des sept domaines. Le domaine donne sa couleur à l'activité dans les calendriers.
- Titre : un intitulé court et parlant, par exemple « Cours de remédiation – École primaire Les Acacias ».
- École : l'école où se tient l'activité ; sans école, l'activité se tient dans la commune du micro-projet. Lieu précise l'endroit (salle, quartier).
- Début prévu et Fin prévue ; à côté, le Budget prévu (FCFA), facultatif, en nombre entier.
- Afficher au planning public : annonce l'activité sur le portail public.
L'activité est créée au statut Planifiée et apparaît aussitôt dans les calendriers.
Important
Les dates prévues doivent tomber dans la période du micro-projet, et la fin ne peut pas précéder le début. Si la plateforme refuse l'enregistrement, le message s'affiche sous le champ à corriger.
Attention
Une activité affichée au planning public y montre son titre, ses dates, sa commune et son domaine, jamais son école, son lieu ni son budget. N'écrivez donc dans le titre d'une activité publique aucune indication qui permettrait de localiser des enfants.
Tenir l'avancement à jour#
Sur la fiche de l'activité, le bloc Avancement indique où en est l'activité. Tenez-le à jour : il alimente le taux de réalisation et le repérage des retards.
- Ouvrez l'activité (menu Activités, puis le titre de l'activité).
- Dans Avancement, choisissez le Statut : En cours, Réalisée, Reportée ou Annulée.
- Indiquez le Début réel et, pour une activité réalisée, la Fin réelle.
- Cliquez sur Enregistrer l'avancement.
Important
Une activité ne passe à Réalisée qu'avec sa date réelle de fin. Les dates réelles ne peuvent être ni dans le futur, ni plus de 10 jours avant le début prévu.
Une activité dont la date de fin prévue est passée et qui n'est ni réalisée ni annulée est signalée En retard, en rouge, dans les listes et les tableaux de bord. Un rappel vous est aussi envoyé quelques jours avant le début d'une activité, puis lorsqu'un rapport est attendu depuis une semaine.
Le haut de la fiche permet aussi de modifier l'activité (micro-projet, type, titre, école, dates, budget, description, planning public) : changez les champs puis cliquez sur Enregistrer. Archiver l'activité, en bas de la fiche, la retire des listes ; une activité qui a un rapport ne peut pas être archivée.
Saisir le rapport d'une activité#
Dès que l'activité a commencé, le bouton Saisir le rapport apparaît en haut de sa fiche.
- Ouvrez l'activité, puis cliquez sur Saisir le rapport (repère 1).
- Vérifiez la Date du rapport.
- Rédigez le Résumé de l'activité (obligatoire), puis, si besoin, les Résultats obtenus, les Difficultés rencontrées et les Recommandations.
- Remplissez la grille des Personnes touchées (voir ci-dessous).
- Cliquez sur Enregistrer le brouillon pour garder le rapport modifiable, ou sur Soumettre à l'équipe projet s'il est terminé.
Important
Une activité n'a qu'un seul rapport. Sa date est comprise entre le début de l'activité et aujourd'hui.
Attention
N'écrivez aucun nom de bénéficiaire (élève, parent, enseignant) dans le rapport : décrivez ce qui a été fait, avec qui et où, en termes généraux. Les personnes touchées se comptent uniquement dans la grille.
Remplir la grille des personnes touchées#
La grille compte les personnes touchées par l'activité. Elle est faite de blocs : un bloc par combinaison de type de bénéficiaire, de statut de population et de handicap. Dans chaque bloc, vous indiquez le nombre de filles ou femmes et de garçons ou hommes de chaque tranche d'âge.
- Type de bénéficiaire : élève, enseignant, parent, membre du CGDES, membre de l'organisation, autre.
- Statut de population : réfugiés, déplacés internes, rapatriés, communauté hôte.
- En situation de handicap : cochez-la pour un bloc de personnes en situation de handicap.
- Les effectifs, par sexe et tranche d'âge. Une case vide vaut 0.
- Les totaux du bloc, par ligne et par colonne, se calculent pendant la saisie.
- Ajouter un bloc ouvre un nouveau bloc vide ; Vider ce bloc efface un bloc saisi par erreur.
- Le total général du rapport et la part des filles et des femmes.
Exemple : 30 élèves réfugiés et 59 élèves de la communauté hôte ont participé. Remplissez un bloc « Élève — Réfugiés » et un bloc « Élève — Communauté hôte ». Si 4 des élèves réfugiés sont en situation de handicap, ils forment un troisième bloc « Élève — Réfugiés — En situation de handicap », et ne sont pas comptés dans le premier.
Important
Deux blocs ne peuvent pas avoir la même combinaison de type, de statut et de handicap : les mêmes personnes seraient comptées deux fois. Un rapport compte 40 blocs au plus. Un bloc vide est ignoré à l'enregistrement.
Enregistrer le brouillon#
Enregistrer le brouillon garde le rapport au statut Brouillon : il reste modifiable, mais n'est encore transmis à personne et n'est compté nulle part. Vous le retrouvez dans le menu Rapports (filtre Statut : Brouillon) ou depuis la fiche de l'activité.
Conseil
La session se ferme après 30 minutes sans activité. Pour un long rapport, enregistrez un brouillon de temps en temps.
Joindre des pièces à un rapport#
Tant que le rapport est modifiable (brouillon ou renvoyé), le bloc Pièces jointes, en bas de sa fiche, permet d'y ajouter des photos et des documents.
- Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez le fichier (repère 1).
- Choisissez la Catégorie : Photo, Liste de présence, Procès-verbal, Justificatif ou Autre (repère 2).
- Ajoutez une Légende, facultative (repère 3).
- Si le fichier montre des enfants, cochez Le fichier montre des enfants (repère 4) et, après l'avoir vérifié, Le consentement des parents ou tuteurs a été obtenu (repère 5).
- Cliquez sur Déposer.
Formats acceptés : PDF, JPEG, PNG, Word ou Excel, 10 Mo au plus. Les photos sont réduites et leurs métadonnées, dont la localisation, sont retirées.
Attention
Une photo montrant des enfants est refusée sans consentement. La légende ne doit contenir ni nom d'enfant ni lieu précis. Les pièces jointes ne sont jamais publiées sur le portail et les autres organisations ne les voient pas.
Une liste de présence n'est visible que de l'équipe projet : une fois déposée, vous ne pouvez plus la télécharger. Elle est supprimée automatiquement au terme de la durée de conservation fixée par l'administrateur. Une pièce déposée par erreur s'archive depuis la liste des pièces jointes du rapport.
Soumettre le rapport à l'équipe projet#
Quand le rapport est complet :
- Ouvrez le rapport (menu Rapports).
- Vérifiez les rubriques et la grille.
- Cliquez sur Soumettre à l'équipe projet.
Le rapport passe au statut Soumis : l'équipe projet est notifiée, et le rapport n'est plus modifiable.
| Statut du rapport | Signification | Modifiable par l'organisation |
|---|---|---|
| Brouillon | En cours de rédaction | Oui |
| Soumis | Transmis, en attente de validation | Non |
| Validé | Accepté par l'équipe projet ; compté dans les tableaux de bord | Non |
| Renvoyé | Retourné par l'équipe projet avec un commentaire | Oui |
Corriger un rapport renvoyé#
Si l'équipe projet vous renvoie un rapport, vous recevez une notification (et un e-mail, selon votre profil).
- Cliquez sur la notification, ou ouvrez le rapport depuis le menu Rapports (filtre Statut : Renvoyé).
- Lisez le Motif du renvoi, affiché en tête du rapport.
- Corrigez le rapport.
- Cliquez de nouveau sur Soumettre à l'équipe projet.
Une fois le rapport validé, vous en êtes notifié : il est désormais compté dans les tableaux de bord, le cadre de mesure et le portail public. Si une erreur est découverte ensuite, demandez la correction à l'équipe projet par la messagerie : elle seule peut corriger un rapport validé.
Saisir sans réseau#
Sur le terrain, sans connexion Internet, le module hors ligne permet de saisir le rapport sur un téléphone et de l'envoyer plus tard (chapitre 14). Les photos et les pièces jointes s'ajoutent ensuite sur la plateforme, depuis la fiche du rapport.