Saisir et valider les rapports

Le rapport d'activité dit ce qui a été fait et qui a été touché. Seuls les rapports validés alimentent les tableaux de bord, le portail public et le cadre de mesure : la validation est donc le geste qui fait entrer une activité dans les chiffres du projet.

Un rapport passe par quatre statuts :

Retrouver les rapports#

Le menu Rapports liste les rapports, du plus récent au plus ancien.

1. Rapports à valider n'affiche que les rapports au statut Soumis : c'est la file de travail de l'équipe.
2. Les filtres : recherche (titre de l'activité ou organisation), statut, commune, organisation et période.
3. L'export des participations des rapports validés de la sélection, en Excel, CSV ou PDF : une ligne par combinaison de type de bénéficiaire, statut de population, handicap, sexe et tranche d'âge.
4. La liste : titre de l'activité, organisation et commune, statut et date du rapport.

Saisir un rapport#

L'équipe projet saisit elle-même le rapport d'une activité quand l'organisation ne le fait pas (saisie non ouverte aux organisations, rapport recueilli lors d'une visite…).

1. Ouvrez la fiche de l'activité (menu Activités, ou calendrier).
2. Cliquez sur Saisir le rapport.
3. Indiquez la Date du rapport.
4. Rédigez le Résumé de l'activité (obligatoire) et, si utile, les Résultats obtenus, les Difficultés rencontrées et les Recommandations.
5. Remplissez la grille Personnes touchées (section suivante).
6. Cliquez sur Enregistrer et valider.

1. Le statut du rapport, qui l'a saisi (organisation ou équipe projet) et quand il a été soumis ou validé.
2. Le rappel de l'activité : titre, organisation, commune et dates.
3. La Date du rapport.
4. Le Résumé : ce qui a été fait, avec qui et où.

Un rapport saisi par l'équipe projet est validé directement : il compte aussitôt dans les tableaux de bord.

Remplir la grille des personnes touchées#

La grille compte les personnes touchées par l'activité, sans aucun nom. Elle se remplit par blocs : un bloc par combinaison de type de bénéficiaire, de statut de population et de handicap.

1. Type de bénéficiaire : élève, enseignant, parent, membre de comité…
2. Statut de population : réfugiés, déplacés internes, rapatriés ou communauté hôte.
3. En situation de handicap : cochez pour un bloc qui ne compte que des personnes en situation de handicap.
4. Les effectifs : une ligne Filles / femmes, une ligne Garçons / hommes, une colonne par tranche d'âge. Laissez vide une case sans personne : elle vaut 0.
5. Les totaux par tranche d'âge, par sexe et du bloc, calculés pendant la saisie.
6. Vider ce bloc efface ses effectifs.

Pour compter des personnes d'une autre combinaison (par exemple des élèves rapatriés après des élèves déplacés internes), utilisez le bloc vide proposé en dessous, ou cliquez sur Ajouter un bloc.

1. Ajouter un bloc ajoute un bloc vide. Un bloc resté vide est ignoré à l'enregistrement.
2. Le total des personnes touchées du rapport, dont filles et femmes, et leur part.
3. Enregistrer et valider enregistre et valide le rapport ; Enregistrer le brouillon enregistre les modifications sans changer le statut.

Sur un téléphone, chaque bloc reste lisible et le tableau des tranches d'âge défile horizontalement.

Joindre des photos et des documents#

La section Pièces jointes, sous le rapport, reçoit les photos, listes de présence, procès-verbaux et justificatifs de l'activité.

1. Dans Ajouter une pièce jointe, choisissez le Fichier : PDF, JPEG, PNG, Word ou Excel, de 10 Mo au plus.
2. Choisissez la Catégorie : Photo, Liste de présence, Procès-verbal, Justificatif ou Autre.
3. Saisissez une Légende si utile.
4. Si le fichier montre des enfants, cochez Le fichier montre des enfants et, après l'avoir vérifié, Le consentement des parents ou tuteurs a été obtenu.
5. Cliquez sur Déposer.

Une liste de présence contient des noms : elle n'est visible que de l'équipe projet (l'organisation qui la dépose ne peut plus la télécharger) et elle est supprimée automatiquement à l'échéance fixée par l'administrateur dans les paramètres (12 mois par défaut). La date de suppression prévue est affichée à côté du fichier.

Une pièce déposée par erreur s'archive (bouton Archiver à côté du fichier) ; seul l'administrateur peut la supprimer définitivement.

Valider ou renvoyer un rapport soumis#

Quand une organisation soumet un rapport, chaque membre de l'équipe projet reçoit la notification « Rapport à valider » (cloche du menu, et e-mail si vous l'avez accepté dans votre profil).

1. Cliquez sur Rapports à valider (menu Rapports), ou sur la notification.
2. Ouvrez le rapport et relisez-le : résumé, grille, pièces jointes. Corrigez au besoin une erreur évidente.

3. Puis, selon le cas :

   • le rapport est correct : cliquez sur Enregistrer et valider. Le message « Rapport validé : il est compté dans les tableaux de bord. » s'affiche et l'organisation est notifiée ;
   • le rapport doit être corrigé par l'organisation : passez à l'étape suivante.
4. En bas de page, dans Renvoyer à l'organisation, écrivez Ce qu'il faut corriger, de façon précise.
5. Cliquez sur Renvoyer le rapport.

Le rapport passe au statut Renvoyé ; l'organisation reçoit la notification « Rapport à corriger » avec votre commentaire, qu'elle retrouve aussi en tête du rapport. Elle le corrige puis le soumet de nouveau : il revient dans Rapports à valider.

Corriger un rapport validé#

Un rapport validé reste corrigeable par l'équipe projet : ouvrez-le, faites la correction, puis cliquez sur Enregistrer les corrections. Il reste validé ; les tableaux de bord sont recalculés et la correction est inscrite au journal d'audit avec les valeurs avant et après. Les organisations, elles, ne modifient plus un rapport soumis ou validé.

Suivre les notifications#

La cloche du menu signale les notifications de l'équipe projet. Pour les rapports :

Cliquez sur la cloche pour lire vos notifications ; elles sont supprimées au bout de 90 jours. Une copie part par e-mail, sauf si vous l'avez désactivée dans Mon profil (voir Premiers pas).