Chapitre 1
Rôle de l'administrateur et mise en service
Le rôle de l'administrateur, ses menus, et la liste des tâches à mener dans l'ordre pour mettre la plateforme en service.
Concerne :Administrateur
Ce que fait l'administrateur#
L'administrateur a tous les droits de l'équipe projet (gestion des organisations, des subventions, des activités, des rapports, des échanges, tableaux de bord et exports) et, en plus, les fonctions d'administration :
- les comptes utilisateurs : création, rôle, rattachement, désactivation, mot de passe ;
- les paramètres généraux : masquage du portail, saisie par les organisations, conservation des listes de présence, logo ;
- les référentiels : géographie, domaines et sous-activités, grille des personnes touchées, types de subvention, cohortes, dimensions EPI/PICA, fiche du projet ;
- l'import Excel des organisations ;
- la définition des indicateurs du cadre de mesure ;
- le journal d'audit et les statistiques d'utilisation ;
- les éléments archivés et leur suppression définitive.
L'installation du serveur, les sauvegardes et les mises à jour ne relèvent pas de ce guide : elles sont décrites dans le Guide d'exploitation, destiné à l'équipe technique.
Les menus de l'administrateur#
Connecté, l'administrateur voit le menu de la gestion (Gestion, Organisations, Écoles, Subventions, Activités, Rapports, Calendrier, Échanges) et le menu Administration. Les entrées Demandes d'inscription, Cohortes, Évaluations EPI/PICA, Cadre de mesure du rendement et Données brutes sont communes avec les gestionnaires ; les suivantes sont réservées à l'administrateur.
| Entrée du menu | Adresse | Réservée à l'administrateur |
|---|---|---|
| Demandes d'inscription | /admin/inscriptions | Non |
| Cohortes | /admin/cohortes | Création et modification seulement |
| Évaluations EPI/PICA | /admin/evaluations | Non |
| Cadre de mesure du rendement | /admin/indicateurs | Définition des indicateurs seulement |
| Données brutes | /admin/donnees-brutes | Non |
| Référentiels | /admin/referentiels | Oui |
| Utilisateurs | /admin/utilisateurs | Oui |
| Paramètres | /admin/parametres | Oui |
| Journal d'audit | /admin/journal | Oui |
| Éléments archivés | /admin/archives | Oui |
| Statistiques d'utilisation | /admin/statistiques | Oui |
L'import des organisations s'ouvre depuis la liste Organisations (bouton Importer des organisations).
Remarque
Sur un écran de moins de 1 400 pixels de large, le menu est replié derrière le bouton à trois traits, en haut à droite : les mêmes entrées s'y trouvent.
Le Guide d'utilisation intégré (menu à votre nom, ou lien en pied de page) présente à l'administrateur les sections de l'équipe projet et de l'administration.
Première connexion#
Le premier compte administrateur est créé automatiquement au premier démarrage, avec l'adresse e-mail et le mot de passe que l'équipe technique a indiqués dans la configuration du serveur.
- Ouvrez la plateforme, cliquez sur Connexion et connectez-vous avec cette adresse et ce mot de passe.
- La plateforme vous demande aussitôt de choisir votre propre mot de passe : 8 caractères au moins, dont un chiffre.
- Ouvrez le menu à votre nom, puis Mon profil, et vérifiez votre prénom, votre nom et votre langue.
Attention
Une fois votre mot de passe changé, demandez à l'équipe technique de retirer le mot de passe initial de la configuration du serveur. Créez ensuite un second compte administrateur pour une autre personne de confiance : si vous êtes absent ou perdez votre accès, elle pourra réinitialiser votre mot de passe.
Liste des tâches de mise en service#
Menez les tâches dans cet ordre : chacune prépare la suivante.
| # | Tâche | Où | Chapitre |
|---|---|---|---|
| 1 | Compléter la fiche du projet (nom, bailleur, dates, description) | Référentiels › Projet READ | Référentiels |
| 2 | Vérifier la géographie : régions, départements, communes d'intervention, codes | Référentiels | Référentiels |
| 3 | Vérifier domaines, sous-activités, types de subvention | Référentiels | Référentiels |
| 4 | Arrêter la grille des personnes touchées (types de bénéficiaires, tranches d'âge) avec le suivi-évaluation | Référentiels | Référentiels |
| 5 | Remplacer les dimensions EPI/PICA provisoires par la grille de Plan International | Référentiels › Dimensions EPI/PICA | Référentiels |
| 6 | Créer les cohortes de subventions | Administration › Cohortes | Référentiels |
| 7 | Déposer le logo, régler le seuil de masquage et la conservation des listes de présence | Administration › Paramètres | Paramètres |
| 8 | Créer les comptes de l'équipe projet (gestionnaires, second administrateur) | Administration › Utilisateurs | Comptes utilisateurs |
| 9 | Importer les organisations (simulation, puis import réel) | Organisations › Importer des organisations | Import |
| 10 | Définir les indicateurs du cadre de mesure | Administration › Cadre de mesure du rendement | Indicateurs |
| 11 | Créer les comptes des organisations, des comités communaux et des partenaires | Administration › Utilisateurs | Comptes utilisateurs |
| 12 | Décider si les organisations saisissent elles-mêmes leurs activités et leurs rapports | Administration › Paramètres | Paramètres |
Les subventions, les micro-projets, les écoles et les activités sont ensuite saisis par l'équipe projet (voir le Guide de l'utilisateur).
Conseil
Avant d'ouvrir la plateforme aux organisations, faites un essai complet avec un compte de chaque rôle : planifier une activité, saisir et valider un rapport, vérifier le tableau de bord, le portail public et le journal d'audit.
Vos responsabilités#
L'administrateur est le garant de la sécurité des comptes et de la protection des données. Les règles à suivre au quotidien (départs, téléphones perdus, comptes partagés, revue du journal) sont rassemblées dans Sécurité et bonnes pratiques.